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Cómo adaptar correctamente los espacios a los cambiantes modelos de trabajo

De tareas individuales a actividades en grupo, el espacio de trabajo físico está adoptando nuevos papeles

by Marion Toison Flichy

Cuando Haworth inició la renovación de nuestra oficina de París, hacía varios años que nos habíamos embarcado en una transformación organizativa, digital y espacial. Después de más de 10 años investigando y desarrollando espacios multifuncionales y puestos de trabajo no asignados, hemos sacado un sinfín de conclusiones. La reciente crisis global por la pandemia nos brindó tiempo para replantearnos lo que ya sabíamos y abordar los nuevos desafíos a los que se está enfrentando la gente en cuanto a sus metodologías de trabajo. Nos hemos preguntado a nosotros mismos: ¿Cuáles son las perspectivas de la vuelta a la oficina hoy en día?

Metodología de Ideation

La metodología de Ideation de Haworth ha resultado ser más relevante y eficaz que nunca a la hora de permitirnos crear las especificaciones de diseño adecuadas para responder a las necesidades de nuestra oficina de París. Había varios factores clave en juego en el proceso de rediseño, incluidos los siguientes:

  • Alineación de todas las partes interesadas con los retos del proyecto
  • Análisis de nuestra cultura corporativa actual y la deseada
  • Valoración del grado de satisfacción de los empleados y de los índices de ocupación del espacio
  • Evaluación del tipo de actividades de nuestros equipos y de su evolución
  • Implicación de nuestros empleados en el proceso —así como de nuestros clientes actuales y potenciales, arquitectos, socios y distribuidores— para que contribuyan a ampliar nuestra visión

Para determinar todas las posibilidades que ofrecía el espacio de trabajo, acudimos a la prestigiosa arquitecta y diseñadora Patricia Urquiola. Después de varios meses, y con las aportaciones de Patricia, podemos ya celebrar la inauguración de nuestro nuevo espacio de trabajo en París y explicar el proceso que llevamos a cabo.

Diseño exitoso de un showroom y espacio de trabajo

Los diseños y los conceptos tradicionales del espacio de trabajo han cambiado. Actualmente, visitamos la oficina más para realizar actividades en grupo que tareas individuales que se puedan realizar en casa o en espacios alternativos. Los espacios empresariales óptimos favorecen la colaboración, la socialización y la hospitalidad, pero también permiten a los trabajadores elegir con libertad dónde, cuándo y cómo trabajar.

En estos tiempos en los que prima trabajar desde cualquier parte, nuestro bonito edificio de París —showroom y espacio de trabajo al mismo tiempo— es un escenario en vivo donde las personas se reúnen, colaboran y encuentran la inspiración. Es un lugar donde trabajamos por un objetivo común: el éxito de la empresa. Esta noción no se diferencia de
la de una compañía de teatro, donde se requiere la asociación de muchas competencias.

Hemos colaborado con varias firmas para crear una solución de diseño de oficinas exhaustiva y vanguardista basada en cuatro pilares fundamentales: bienestar, flexibilidad, tecnologías digitales y sostenibilidad. 

Pilar 1: Bienestar y calidad de vida en el trabajo

El espacio de trabajo contribuye a garantizar el confort físico, cognitivo y psicológico que favorece el rendimiento del empleado y su satisfacción en el trabajo. Las soluciones que desarrollamos se centran en la acústica, con los productos Ecophon, BuzziSpace, y Citterio, así como en la iluminación, con Artemide and Pablo Designs.

El diseño biofílico de un espacio puede contribuir a que los empleados establezcan una conexión con sus necesidades vitales —dado que los elementos naturales son beneficiosos para nuestra salud, ánimo y creatividad colectivos—. Para el espacio de París, nuestros socios de diseño —Ambius y Tanaman— seleccionaron determinadas plantas que garantizasen una iluminación óptima en los distintos pisos, así como en el bajo y en los espacios más oscuros. Las personas tienden a pasar el tiempo con los demás en áreas de cafetería y comedor bien diseñadas. Además, los socios Castalie, Action Café y Room Saveurs seleccionaron un menú repleto de platos sabrosos, saludables y sostenibles.

En cada planta, se proporcionaron espacios para que las personas se relajen, descansen y recarguen las pilas. Patricia Urquiola nos ayudó a diseñar una atmósfera cálida y acogedora mediante una selección específica de colores y materiales. Estamos orgullosos del poder estético único del edificio, con su historia y su estilo art déco, que resulta inspirador tanto a los empleados como a quienes nos visitan.
 

Pilar 2: Necesidad de flexibilidad

Nuestras formas de trabajar, nuestra organización, y nuestras necesidades personales y profesionales cambian constantemente. Para gestionar la complejidad y la incertidumbre, tenemos que experimentar y probar sin descanso. Nuestro espacio de oficina de París no es estático, sino más bien cada vez más adaptable. Con esta flexibilidad, podemos hacerle la vida más fácil a nuestros empleados —en lugar de más restrictiva—.

Nuestras investigaciones sobre espacios dinámicos basados en las actividades sin puestos de trabajo asignados impulsaron nuestra idea para la distribución de la oficina de París. En colaboración con nuestro equipo, identificamos 10 actividades que necesitaban del soporte proporcionado por mobiliario y soluciones digitales adaptadas a nuestras necesidades. Por ejemplo, todos los empleados tienen a su disposición recursos laborales remotos, y pueden elegir dónde desean trabajar en función de su actividad y sus preferencias.  

En comparación con nuestra distribución anterior, ahora contamos con más espacios sociales y para eventos. En el centro, hay un espacio de grandes dimensiones para encuentros distendidos y agradables, y reuniones informales. Asimismo, creamos también espacios más orientados a talleres para actividades de trabajo colaborativo, creativo y formativo, así como varias salas pequeñas y cabinas que ofrecen privacidad para realizar llamadas individuales y videoconferencias en grupo.  

En el nuevo espacio, hemos reducido el número de puestos de trabajo individuales y de salas de reuniones tradicionales. En su lugar, hemos apostado por espacios multifuncionales y adaptables equipados con tecnologías de reserva. Algunos espacios se pueden combinar para dar cabida a equipos de diversos tamaños. Incluso hemos abierto el showroom a nuestros socios para ofrecer un espacio de coworking. sEl showroom de París refuerza su vitalidad y proporciona a los usuarios acceso a un espacio de oficina extremadamente resolutivo que se puede adaptar para responder de la mejor forma posible a sus necesidades. 

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Pilar 3: Acceso digital amplio

El entorno laboral renovado de la oficina de París se basa en la realidad actual que insta a trabajar desde cualquier parte. Aunque el éxito de este modelo depende en gran medida de la flexibilidad del espacio y de una sólida cultura corporativa, la tecnología desempeña un papel fundamental.

El trabajo híbrido puede resultar restrictivo si se carece de las herramientas digitales adecuadas. Trabajamos con SharingCloud y Open My Space para crear unas soluciones digitales que abordasen tres objetivos:

1.  Facilitar la movilidad de los empleados y los visitantes
Esto permite a los empleados programar las actividades en las propias instalaciones, reservar un espacio, recibir visitantes, explorar el edificio, comunicarse por medio de señalización digital, acceder a las taquillas diseñadas por Izybat y compartir contenidos de forma inalámbrica en pantallas con PulseBox.

2.  Ofrecer la mejor experiencia posible de trabajo en equipo tanto a los usuarios remotos como a los presenciales
Esto permite a los empleados conectarse fácilmente al sistema de videoconferencias, utilizarlo de manera intuitiva y mejorar la experiencia virtual con una solución de Logitech, así como incrementar el grado de interactividad y la calidad de la colaboración remota por medio de Bluescape.

3.  Supervisar los espacios con regularidad
Es necesario dedicar un tiempo a comprender cómo hacen uso los empleados de cada espacio, valorar su ocupación y observar cómo la gente transforma los espacios de forma dinámica y en tiempo real.

La tecnología se puede emplear para ofrecer comodidad sin crear limitaciones ni desigualdad entre los usuarios del espacio de trabajo. Un campo de experimentación interesante es la colaboración híbrida entre los participantes presenciales y los remotos. A raíz de nuestra experiencia y nuestras investigaciones, hemos detectado la necesidad de adaptar nuestro comportamiento para mejorar la calidad en las reuniones. Para conseguir una colaboración exitosa, los procedimientos se deben desarrollar e integrar en directrices más amplias para trabajar en equipo.

Pilar 4: Responsabilidad social y medioambiental

En Haworth, tenemos un firme compromiso con las cuestiones medioambientales y sociales. Pensamos más allá de nuestro negocio con el propósito colectivo de hacer del mundo un lugar mejor.

Decidimos aprovechar la oportunidad de utilizar nuestro nuevo espacio de trabajo y showroom de París para reforzar nuestras medidas en favor de un entorno sostenible e inclusivo. Para ello, elegimos opciones que nos permitiesen limitar la cantidad de energía y materias primas que empleamos regularmente, incluida la incorporación de ventanas herméticas, moquetas y tejidos confeccionados a partir de plástico marino superreciclado, la reutilización de materiales, y la capacidad de controlar la iluminación y la temperatura ambiente.

A través de nuestra colaboración con el movimiento Emmaüs, estamos dando un paso más al ofrecer “una segunda oportunidad a las personas, una segunda vida a los objetos y un futuro mejor al planeta” de tres formas distintas:

1.  Nos hemos unido a Label Emmaüs en favor de la inclusión por medio de la creación de empleos y cursos de formación, y dando una segunda vida a nuestros productos. Comenzamos esta iniciativa con nuestro producto más vendido: Zody. Label Emmaüs reacondicionará sillas Zody usadas para reincorporarlas al mercado de segunda mano.

2.  Con Atelier Emmaüs, una escuela de carpintería especializada en la reintegración profesional por medio de la artesanía y el diseño, pusimos en práctica nuestro compromiso al encargarles el trabajo de carpintería de nuestro nuevo showroom, así como una barra de bar, armarios a medida y mobiliario de almacenaje.

3.  Además, hemos introducido un concurso de diseño para crear una gama de mobiliario innovador de Economía Social y Solidaria (ESS). El concurso se comercializará para complementar las gamas de productos estándar de la sucursal de Haworth de Francia, al tiempo que se ofrecerán oportunidades regulares para proyectos encomendados a Atelier Emmaüs.

Esto es solo el principio

La renovación de nuestro espacio de oficina de París es una aventura que solo marca el punto de partida. Creemos que el espacio de trabajo puede aportar un valor añadido cuando se diseña con cabeza, es decir, con atención al detalle y teniendo en cuenta la finalidad de aquellos que trabajan en él y lo visitan.    

En esencia, el espacio de trabajo del futuro es el nodo principal al que la gente acude para colaborar, socializar y desarrollarse. Es la base de una cultura corporativa sólida con cabida para la implicación y el compromiso de los empleados. Cuando diseñamos en favor del bienestar, la flexibilidad, la tecnología y la sostenibilidad, el espacio de trabajo se convierte en un punto central para cualquier organización.

Haworth alrededor del mundo

Aquí podrás encontrar inspiración y ejemplos de diseño, desde nuestra sede principal global hasta showrooms, pasando por las oficinas de Budapest, Dubái, Londres, etc. Toma nota del uso de los espacios para reuniones informales en entornos de oficina abiertos, y del poder de la adaptabilidad y la flexibilidad de los espacios.

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