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Cómo sacar partido al espacio para equipos de alto rendimiento

Crea espacios de trabajo orientados a los equipos tanto en el plano físico como en el virtual

by Kristin Reddick

El acceso igualitario a experiencias colaborativas es más importante que nunca ahora que nos enfrentamos a la complejidad del trabajo híbrido. Dotar a los equipos de alto rendimiento de herramientas y espacio según sus necesidades para que lleven a cabo su trabajo contribuye a su capacidad de colaboración, creación e innovación. Por eso, deben existir espacios de alto impacto para los equipos tanto en el mundo físico como en el virtual, de modo que incorporen sistemas analógicos y digitales de intercambio de contenidos para trabajar cara a cara o en remoto.

Contemplamos un futuro donde los trabajadores tengan acceso tanto a la tecnología colaborativa adecuada como a los espacios de trabajo equipados con tecnologías adecuadas que respondan a las necesidades del equipo. Cuándo, dónde y qué tipo de trabajo se lleve a cabo será específico de cada equipo.

¿Cómo puede tu organización determinar cuál es la combinación adecuada de recursos y espacios para apoyar a tu equipo? Todo empieza por comprender los límites organizativos, funcionales y geográficos. Los límites pueden ser obstáculos para los recursos y las actividades de los equipos, o pueden ser una barrera de protección.

Límites organizativos
Las investigaciones demuestran que hay cuatro modos colaborativos relacionados con diversos tipos de cultura corporativa según el marco de valores de competitividad. Cuando nos tomamos un tiempo para comprender los modos colaborativos de nuestros equipos, podemos ayudar a determinar las características del espacio y las herramientas que se necesitan para respaldar el trabajo diario. 

¿Qué modo colaborativo se adapta mejor al equipo?
En el caso de los equipos de alto rendimiento, estará presente cada modo colaborativo hasta cierto punto, pero cada equipo tendrá también una subcultura básica —y, por tanto, un modo colaborativo básico— que formará parte de su éxito.  

Informar: es el modo preferible de colaboración para una cultura corporativa basada en el control.  Esta cultura corporativa es jerárquica en esencia y consta de varios niveles de gestión.  En una cultura de control, la información se transmite en la mayoría de los casos en una reunión programada o una presentación formal. 

Actuar: es el modo preferible de colaboración para una cultura corporativa basada en la competitividad.  Los miembros de esta cultura corporativa tienen que completar tareas con rapidez, de modo que los espacios deberían proporcionar un acceso cómodo a las herramientas y el trabajo compartidos. 

Pensar: es el modo preferible de colaboración para una cultura corporativa basada en la creatividad. Los miembros de una cultura corporativa basada en la creatividad asumen riesgos y se centran en grandes ideas, de modo que tienden a mostrar más agilidad en sus acciones. Los espacios de trabajo se deben diseñar en pos de una resolución de problemas creativa y estar equipados con mobiliario flexible que promueva el intercambio de ideas. 

Establecer contacto: es el modo preferible de colaboración para una cultura corporativa basada en la colaboración. Los miembros de una cultura corporativa basada en la colaboración enfatizan y encarnan el valor del trabajo en grupo. Así pues, en la mayoría de los casos se emplean espacios para grupos con mobiliario flexible que permita diversas actividades. 

Si bien comprender los tipos de culturas corporativas y los modos colaborativos asociados es un buen comienzo para prestar apoyo a los equipos de alto rendimiento, los matices de las normas de los equipos —y las consideraciones de las tareas laborales que no están respaldadas en sus modos de colaboración primarios— se deben abordar por medio de espacios secundarios. 

¿Cuál es el nivel de privacidad óptimo de cada equipo?
Además de los modos colaborativos, los equipos y cada trabajador requieren diversos niveles de privacidad. La confidencialidad del trabajo, el uso de herramientas de equipo específicas y la necesidad de colaborar con personas externas al equipo afectan al acceso que otros tienen al espacio de trabajo físico del equipo, así como a las herramientas y las reuniones virtuales. 

Las barreras físicas del equipo van desde espacios de trabajo completamente abiertos hasta recintos que controlan el acceso visual y auditivo al equipo, y que proporcionan aislamiento del ruido, además de privacidad y confidencialidad. Además de la privacidad del espacio, la proximidad es una variable que influye en la probabilidad de que alguien acceda a un equipo. No es de sorprender que las distancias más cortas entre espacios de trabajo ofrezcan más posibilidades de interacción fuera que cuando las distancias son mayores. 

Si un equipo está trabajando con material confidencial que no requiere la aportación regular de otras personas de la organización, el espacio de trabajo más adecuado para ellos podría ser uno completamente cerrado, incluso bajo llave, y lejos de otras zonas de trabajo cotidiano.

Si un equipo tiene menos restricciones en cuanto al tipo de trabajo que lleva a cabo y puede asimilar interrupciones intermitentes, el equipo podría ubicarse en un espacio que se encuentre más cerca de los demás, con un diseño más abierto.  

Comprender las necesidades de privacidad de un equipo —además de cómo pueden trabajar mejor los miembros del mismo— puede servir de ayuda a la hora de determinar la distribución y la función del espacio de trabajo, así como las herramientas tecnológicas que el equipo requiere para llevar a cabo su trabajo.   

Límites funcionales
Los límites funcionales se centran en el “quién” y el “durante cuánto tiempo” en relación con un equipo. La pertenencia a un equipo puede ser estable y perfectamente delimitada, o dinámica e interdepartamental. 

¿Quién forma parte del equipo?
Cuando los visitantes aborden el espacio de trabajo de un equipo, debe estar más o menos claro a quién pertenece el espacio. Se puede conseguir mediante el uso de marcas personalizadas (como objetos personales y del equipo, señales, cambios de finalización, orientación o cambios de distribución de los puestos de trabajo), herramientas específicas del equipo (como caballetes, monitores y otras herramientas de trabajo) y sistemas de archivo (ya sean personales o de uso compartido por el equipo).  

¿Durante cuánto tiempo trabajaran juntos los miembros del equipo? 
Saber durante cuánto tiempo estarán trabajando juntos los miembros de un equipo puede ser útil para evaluar la permanencia del mobiliario y el equipamiento, y si deben ser de carácter fijo o flexible. 

Cuando un equipo es razonablemente estable y los miembros trabajan en varios proyectos a la vez, pero no necesariamente juntos, su espacio podría organizarse de una forma más parecida a la típica agrupación de puestos de trabajo, con espacios de trabajo contiguos que sustenten sus necesidades colaborativas puntuales. Se pueden emplear sistemas de archivo de uso compartido para definir cada sección individual dentro del espacio de trabajo del equipo, o se pueden incorporar en cada uno de sus puestos de trabajo. Si el uso del equipamiento del equipo va a ser breve (por ejemplo, para que todos vean una pantalla durante una reunión), dichas herramientas pueden colocarse en un espacio de trabajo de uso compartido y accesible fuera de la zona del equipo.

Aquí se trata de equipos donde la pertenencia de los miembros es más dinámica e interdepartamental, y que se reúnen a menudo para trabajar en un solo proyecto o tarea a la vez. Tienen un objetivo que conseguir y, una vez que dicho objetivo se cumple, los miembros del equipo pasan a otros equipos y proyectos. Aunque el equipo sea dinámico en esencia, la superficie en la que trabajen durante lo que dure su encargo debe ser una zona o sala específica para ello que cuente con espacio para dar cabida a equipos de diversos tamaños. El mobiliario y el equipamiento dentro del espacio deben ofrecer flexibilidad, de modo que se permita al equipo ajustar y hacer que el espacio se adapte a sus necesidades específicas. 

 

Límites geográficos
Los límites geográficos giran en torno al “dónde” y el “cuándo” en relación con un equipo.  

¿Dónde pasa el tiempo el equipo? 
El “dónde” es especialmente relevante porque muchos equipos tienen ahora a sus miembros repartidos entre la oficina, el hogar y terceros lugares. Un espacio de trabajo físico compartido permite a los miembros de un equipo tener acceso inmediato entre sí, así como a las herramientas que se requieren para el trabajo en equipo. Esto contribuye a una sólida interacción síncrona, ya que se tiene acceso a una gran cantidad de señales de interacción y se pueden determinar más fácilmente asociaciones y significados, y emplear las herramientas específicas de sus metodologías de trabajo. Cuanto menor sea la distancia entre los miembros del equipo, más probable es que se produzca una interacción síncrona, tanto si se desea como si no. Cuanto mayor sea la distancia entre los miembros del equipo, más asíncronas se hacen las interacciones.  

¿Cuándo trabaja el equipo? 
Los tiempos están determinados por la frecuencia y la duración de las actividades síncronas y asíncronas de un equipo. Cuando los equipos están dispersados, el papel que desempeña la tecnología colaborativa es aún más importante, de modo que el equipo podría no requerir un espacio permanente dentro de un edificio si los miembros que lo conforman no están todos juntos durante la mayor parte de la duración del proyecto. Una sala de uso compartido con mobiliario flexible y acceso a la tecnología necesaria responderá a sus necesidades cuando los miembros del equipo se junten. 

Puesto que la tecnología colaborativa continúa evolucionando y proporcionando experiencias más inmersivas —y las organizaciones cuentan con equipos que trabajan juntos a grandes distancias—, el trabajo en equipo de manera distribuida continuará mejorando. Sin embargo, trabajar en un espacio compartido continúa siendo más efectivo para muchas actividades en equipo. 

Es importante evaluar los equipos y el trabajo que estos llevan a cabo sobre la base de límites organizativos, funcionales y geográficos. El análisis de los modos colaborativos, las necesidades de privacidad y las funciones de los equipos te servirán de ayuda a la hora de desarrollar espacios dinámicos e incorporar las herramientas que permitan responder a las complejidades y las necesidades de un equipo.  

 

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